Nota: Esta traducción al español es posible gracias a Cyberjuan, ¡gracias! Puedes leer la versión en inglés aquí. (Note: This translation to Spanish is made possible by Cyberjuan, thank you! You can read the English version here).

Tuve la suerte de ser seleccionada como uno de los académicos de la conferencia State of the Map 2018 (mis reflexiones aquí). Este año, tuve la oportunidad de ser parte del Grupo de trabajo (WG) del SotM 2021 organizando la conferencia en línea SotM 2021.

Principalmente he trabajado en el Equipo de Comunicaciones. Comparto en este diario mi experiencia como organizadora y mis aprendizajes, ya que esto puede ayudar a otros organizadores a planificar sus eventos en línea, o similares.

¡A continuación una larga lectura!

1. Reclutamiento de voluntarios para SotM WG (vea la invitación a la Convocatoria de voluntarios mediante la lista de correos)

Debido a la pandemia, el SotM se volvió virtual. Dado que no había un ofrecimiento comunitario involucrado, la presidenta de SotM invitó a los miembros de la comunidad de OSM a unirse al SotM WG. Ella promovió esto a través de la lista de correo y fue compartido por miembros de la comunidad a través de las redes sociales y otros canales comunitarios.

Clave: Definir claramente la estructura del grupo de trabajo (sub-grupos/sub-equipos), sus funciones y quién dirige los equipos, y cómo unirse (tan simple como enviar un correo electrónico).

2. Organización de la estructura/flujo de trabajo del equipo (comunicación sincronizada y asincrónica)

Como se ve en la invitación, hay pequeños grupos/sub-grupos de trabajo dentro del Grupo de trabajo del SotM para una coordinación más organizada.

Claves:

1. Coordinación: Creación de sub-equipos y sub-grupos de trabajo, incluyendo alguna forma de tener comunicación asincrónica (coordinación sin reuniones) para aquellos que no pueden asistir a las reuniones en vivo.

2. Toma de decisiones: Llegamos a decisiones mediante la construcción de un consenso grupal, lo que ha fomentado una participación más activa de los voluntarios.

3. Formato de la conferencia (3 días, en línea)

El SotM 2021 sigue un formato de 3 días como un evento físico.

Contras: No recomiendo el formato de 3 días consecutivos ya que es demasiado exigente para el equipo organizador (para un evento online).

Recomendación: Lo que realmente recomiendo es el formato virtual de 3 días de Pista ng Mapa 2020, quienes organizaron la conferencia de 3 días durante 3 viernes en noviembre de 2020. Permitiendo que el equipo organizador se recargue para el siguiente día de la conferencia (¡durante una semana!). #avisodesvergonzado ¡La convocatoria de propuestas para el Pista ng Mapa 2021 ya está abierta!

4. Plataformas de conferencias: Venueless y BBB

Pros:

1. La interfaz de la plataforma de conferencias, Venueless, es simple y fácil de usar. Parece algo floja con los videos. 2.El número de canales o salas es mínimo y suficiente para que los participantes se familiaricen.
2. Los videos permiten el modo ligero/solo escuchar.
3. Algunos participantes han informado que escuchan simultáneamente tanto las charlas en el escenario principal como los talleres y paneles.

Contras:

1. Para los participantes con un ancho de banda muy bajo, las BBB (sesiones en vivo) generalmente fallan.
2. Si eres un organizador que quiere una plataforma todo en 1, es posible que Venueless no sea lo indicado, ya que necesitarás un servicio separado para la gestión de contenido (SotM 2021 usó Pretalx), gestión de tickets (Pretaix) e interpretación (Mumble).

Recomendación: deberíamos haber probado la plataforma con los conferencistas para que estén familiarizados y evitar confusiones durante la conferencia.

5. Aumentar la accesibilidad garantizando un espacio seguro

a. Interpretación y subtitulado de idiomas en vivo

El equipo organizador de SotM 2021 realizó experimentalmente interpretación y subtítulos en vivo.

El lado tecnológico es simple, los intérpretes y los oyentes se conectan al servidor HOT en Mumble. Van al canal del idioma de su elección. Los intérpretes ven la transmisión en vivo y simultáneamente brindan interpretaciones en vivo en el canal, siendo los únicos que pueden hablar en el canal.

Preparación

• SotM abrió convocatoria de intérpretes voluntarios en la comunidad.
• Recibimos algunos, pero solo la mitad de los que se ofrecieron como voluntarios realmente lo hicieron.
• Solo se ofrecieron interpretaciones en vivo de las charlas pregrabadas. Los intérpretes recibieron un enlace de acceso a las charlas pregrabadas para que pudieran tomar notas/preparar su interpretación.
• Probamos Mumble con los intérpretes voluntarios.
• Se publicó un calendario de interpretación en la wiki de OSM con una guía sobre el uso de mumble para los oyentes/audiencia.

Durante el evento

• Les pedimos a los intérpretes que se graben para que sus contribuciones no se pierdan y podamos luego agregar subtítulos de audio o texto a las charlas de la conferencia.
• El equipo de comunicaciones promovió activamente el horario de interpretación (en la plataforma de la conferencia y en Twitter para llegar a quienes no tenían tickets).
• Me di cuenta de que solo el canal ruso tenía oyentes (el canal más popular).
• Los administradores de soporte de Mumble se aseguraron de que los intérpretes grabaran sus charlas y estuvieran atentos en caso de surgir preguntas de los oyentes/oradores sobre Mumble.

Luego

• Compartimos un enlace con los intérpretes donde puedan cargar su audio grabado.
• La traducción a diversos idiomas y el subtitulado todavía está en proceso :)

Claves:

1. Mumble permite ver si hay oyentes, y encontramos que la oferta fue mayor que la demanda. Nos centramos más en conseguir traductores voluntarios (oferta) que en evaluar qué idioma preferían los participantes (demanda).
2. Deberíamos haber promocionado más esta función antes de la conferencia.

b. Cumplimiento del Código de Conducta

Se redactó un Código de Conducta (CoC) SotM 2021. Nos aseguramos de que sea visible ahora que permitimos más interacciones entre los participantes. Creo que confiamos más en la moderación pasiva/basada en informes.

Recomendación: Lo que recomendaría para que se aplique estrictamente el CoC es tener una moderación activa con una persona CoC para cada sala/canal. La sala posterior a la charla tuvo mucho tráfico, pero no estaba segura de si había una persona CoC en la sala. Sin embargo, no recibimos ningún informe.

6. Estrategia de comunicaciones antes/durante/después del SotM 2021

Antes

• Publicar activamente en TODOS los canales de la comunidad, redes sociales, listas de correo.
• Actualizaciones al menos una vez a la semana durante el último mes antes del evento para generar expectativa y entusiasmo.
• Fuimos invitados a hablar en un podcast para conversar sobre el evento
• Hubo un diseñador visual/de afiches designado y un comunicador/promotor de textos.

Durante el evento

• El Grupo de trabajo de Comunicación tuvo acceso a la cuenta de Twitter a través de Tweetdeck.
• ¡Tweetdeck es genial! ¡aprovechamos el programador de tuits!

En Twitter (Programación de tuits):

1. Para charlas con interpretación en vivo: programar un tuit 10 minutos antes de que comience la sesión.
2. Por sesión, programar un tuit 30 minutos antes del inicio de la sesión.
3. Programar un tuit al momento de la pausa de la sesión y con la hora a la que volveremos.
4. En la plataforma de conferencias, enviar un mensaje en el chat Talks y en el chat global basado en texto, cuando:

• Hay una próxima sesión con interpretación en vivo
• Hay una próxima sesión de panel de discusión (canal de Talleres y Paneles + hora)
• Hay una próxima sesión informal (BoF) (y en qué canal + hora) + promocionar que aún pueden inscribirse en el BoF.

Luego

• Publicar activamente en TODOS los canales de la comunidad, redes sociales, listas de correo.

7. Comentarios y posconferencia

En lugar de un formulario de encuesta, SotM tiene la costumbre de documentar los comentarios mediante la wiki de OSM. Creamos una página de comentarios con un enlace a un pad para comentarios y enlaces para publicaciones de blog posteriores a la conferencia.

Clave: La wiki de OSM permite un informe de retroalimentación colaborativo.

FIN

¡Saludos a los increíbles voluntarios de SotM 2021 (ver hilo de Twitter)!

Si tienes comentarios sobre la conferencia, agrégalos a la página Wikipage de comentarios sobre la conferencia.

Si fuiste voluntario durante el evento, ¡no dudes en agregar tus aprendizajes y conclusiones también! ¡Gracias! :)

Nota: Esta traducción al español es posible gracias a Cyberjuan, ¡gracias! Puedes leer la versión en inglés aquí. (Note: This translation to Spanish is made possible by Cyberjuan, thank you! You can read the English version here).